Interne knowhow als advocatenkantoor hergebruiken: hoe doe je dat?

Bluetick helpt bij het beter borgen en hergebruiken van interne knowhow van advocatenkantoren. Thought Leader Jeroen Zweers legt uit hoe dit werkt.

Bij veel advocatenkantoren gaat regelmatig wel een mailtje rond: ‘Wie kan mij helpen aan een vaststellingsovereenkomst of een licentieovereenkomst voor dit of dat?’ Je interne knowhow beter gebruiken: het is een heet hangijzer bij kantoren die ik spreek. Ik kan met volle overtuiging zeggen: Artificial Intelligence (AI) kan hierbij helpen. Hoe dat precies werkt, vertel ik je in dit artikel. ‍‍

Huidige manier van werken

Hoe gaan (de wat grotere) kantoren vandaag de dag om met hun interne kennis? Sommige kantoren hebben een redactie. Deze redactie bestaat uit speciaal hiervoor aangewezen medewerkers die de advocaten geanonimiseerde stukken toesturen en deze in een databank opslaan. Bij andere kantoren worden hiervoor paralegals ingezet. Zij beoordelen, registreren en delen interne kennis.

‍

‍Deze huidige manier van handmatig beoordelen, delen en opslaan kent vijf uitdagingen:

1. Dit proces is enorm tijdrovend.
2. Deze werkzaamheden zijn niet bepaald populair.
3. Stukken verouderen snel, wat het borgen van actualiteit moeilijk maakt.
4. Advocaten vinden hun content vaak niet interessant genoeg om aan te bieden.
5. Het is niet bestand tegen de “war on talent”: wanneer een advocaat vertrekt, gaat de kennis verloren.

‍

Welkom nieuwe manier van zoeken

Hoe zorg je ervoor dat relevante interne kennis op een andere, efficiëntere manier, beschikbaar wordt gesteld en snel kan worden gevonden? En dan het liefste op een manier dat dit zo weinig mogelijk resources kost? Een AI-tool, zoals Second Brain van Bluetick, haalt alle relevante content voor de gebruiker naar boven. Snel en makkelijk. Op die manier wordt alle goede juridische content hergebruikt. Content die bij het vertrek van een collega niet weglekt, maar in de organisatie blijft.

Zodra je kennis van een ander kunt hergebruiken, kun je jouw werk sneller, beter en uiteindelijk goedkoper doen. Ik weet het, niet echt een trigger voor advocatenkantoren, maar toch kun je met een lagere kostprijs de concurrentiepositie van jouw kantoor verbeteren. Daarbij zijn cliënten mondiger geworden. Zeker als het gaat om commodity, repeterend, werk verwachten zij geen torenhoge facturen meer. Dan kun je er maar beter voor zorgen dat je dit werk zo doeltreffend mogelijk oppakt.

‍

We maken het nog sterker

Wat als je jouw interne knowhow combineert met uitgeverscontent? Hoe waardevol wordt je legal research dan? Je hebt dan niet alleen de Rechtspraak.nl en de interne knowhow als bronnen, maar kunt daar als derde bron nog de commerciële content van uitgevers bijtellen. Je creëert dan, samen met een tool zoals Second Brain van Bluetick, een legal research hub waarbij niet ‘search’, maar ‘research’ centraal staat. In een handomdraai heb je dan betere, meer uitgebreide en meer relevante content om het juridische vraagstuk van jouw cliënt op te lossen. Toekomstmuziek? Nee hoor, dat kan gewoon nu al met Bluetick.

‍

En bestaande zoekmachines dan?

Het grote verschil met de bestaande manier van zoeken is, dat een zoekmachine geen juridisch taalgebruik herkent. Ook kan het niet, zoals in de alinea hierboven geschetst, over verschillende contentbronnen heen zoeken. Met zo’n vijf tot tien zoekwoorden moeten advocaten proberen om zoveel mogelijk relevante content te vinden. Hierdoor mis je content die je misschien met andere zoektermen wel had gevonden. Jammer, want jij weet als geen ander dat advocaten zo compleet mogelijk willen werken. Zij willen de zekerheid hebben dat zij alles gezien hebben dat relevant voor hun onderbouwing is. Met de bestaande zoekmachines en de handmatige manier van interne knowhow verspreiden kun je die garantie niet geven.

Een slimme assistent naast je

Zet je een uiterst slimme assistent naast je, in de vorm van een AI-tool, dan ben je in staat om nog betere content te vinden die bij jouw zoekvraag past. In het geval van Bluetick krijg je, op basis van jouw zoekopdracht, een lijst met bijpassende content, waarbij de meest relevante content bovenaan staat. Hierbij geeft Bluetick een voorstel voor de passages die houtsnijden. Het is misschien een beetje ontastbaar, maar Bluetick begrijpt precies wat er in het document staat en maakt daar een soort samenvatting van. Een AI-tool kan, zelfs beter dan de mens, beoordelen wat relevante content is voor de advocaat.

‍

Voordelen van het volledig (onder)zoeken met AI

Goed onderzoek zorgt ervoor dat je proactiever en sneller op de hulpvraag van je cliënt reageert. Hierbij gaat de kwaliteit van je werk ook nog eens omhoog, doordat je jouw standpunten nog beter onderbouwt. Tel daarbij op dat je op resources bespaart, doordat je geen mensen meer hoeft in te zetten om modellen en documenten up to date te houden en op de juiste plek op te slaan en te delen. Daarnaast wordt het werk ook een stuk aantrekkelijker, want welke advocaat wil er nu geen slimme AI-assistent naast zich? En wat als deze mensen weggaan? Bij het vertrek van advocaten gaat vaak ook kennis verloren. Door de inzet van deze nieuwe technologie borg je deze kennis.

‍

Hoe zit het voor juridische afdelingen?

De “war on talent” en het weglekken van interne kennis zijn ook bij corporate juridische afdelingen en juridische teams binnen de overheid actuele thema’s. Deze juristen staan vaak onder grote tijdsdruk, waardoor de focus op efficiency nog belangrijker is. Wanneer je een juridisch vraagstuk binnenkrijgt, zoekt Second Brain of iemand binnen jouw organisatie in het verleden een vergelijkbaar vraagstuk heeft beantwoord. Als dat het geval is, zie je deze direct bij het start van jouw onderzoek, waardoor je niet meer vanaf nul hoeft te beginnen. Het resultaat: je komt sneller tot een beter onderbouwd antwoord.

‍

Wel even door de wasstraat

Er wordt mij weleens gevraagd of de content die via Second Brain wordt aangeboden, wel geanonimiseerd wordt. Binnen Bluetick gaat alle content door ‘de wasstraat’. Alles wat privacygevoelig is, wordt volledig geautomatiseerd verwijderd voordat het wordt getoond. Do we need to say more?

Kortom, heb jij te maken met het feit dat interne kennis weglekt en je als kantoor dit niet weet te borgen? Ben je benieuwd hoe je dat eigentijds oplost? Neem gerust eens contact op met de jongens van Bluetick. Artificial Intelligence klinkt misschien voor sommigen eng, maar deze jongens bijten niet.

‍