Een interne kennisbank opbouwen op basis van verzonden e-mail?
Het ‘postvak uit’ van juridisch specialisten is een bron van kennis. Helaas is deze bron lastig te doorzoeken, zeker als dit het postvak van collega’s betreft. Zonde, want veel vragen die bij juridische teams binnenkomen zijn al eens behandeld. Logisch dat steeds vaker de vraag rijst: ‘Hoe kunnen we een kennisbank van interne knowhow creëren aan de hand van adviezen gevonden in mails?’ Ik leg je uit hoe AI-technologie, in dit geval Second Brain genaamd, uitkomst biedt.
Het postvak uit: een bron van kennis
Het postvak uit: een onuitputtelijke bron aan kennis die lastig te doorgronden is. Zonde, want veel vragen die bij juridische teams binnenkomen zijn al eens behandeld. Een andere cliënt is eerder over dit onderwerp geadviseerd of er is binnen een team over dit onderwerp juridisch advies uitgewisseld. Logisch dat daarom steeds vaker de vraag rijst: ‘Hoe kunnen we een kennisbank van interne knowhow creëren aan de hand van adviezen gevonden in mails?’
In de huidige situatie is het vaak zo dat wanneer een juridische professional wil achterhalen of een advies eerder is gegeven, hij tegen de volgende problemen aanloopt:
- het is onbekend of het onderwerp is behandeld;
- het is onbekend wie de vraag heeft behandeld;
- als deze persoon wel bekend is, kan het zijn dat deze collega niet meer werkzaam is;
- het uiteindelijke advies staat op een lokale schijf en is niet terug te vinden.
Een voorbeeld:
Een bedrijf heeft, door een lage waterstand, te kampen met een late levering van cruciale onderdelen voor de bedrijfsvoering (die over het water vervoerd moesten worden). Dit leidt mogelijk tot schadevergoedingen. Ditzelfde probleem heeft zich een paar jaar eerder ook voor gedaan. Hoe fijn zou het zijn als de communicatie, adviezen en conclusies van destijds snel gevonden worden en kunnen worden hergebruikt in plaats van opnieuw beginnen?
AI kan uitkomst bieden
In dit voorbeeld hebben wij, door middel van onze AI-tool, gezorgd voor een integratie met de mails van juridische teams. Dat klinkt spannend, dat snappen we. In een mailbox staan namelijk ook veel zaken waar collega’s niet van op de hoogte hoeven te zijn. Ons algoritme is alleen zo ingericht dat het puur zoekt op juridisch inhoudelijke adviezen die relevant zijn voor de nieuwe case. Op basis van de zoekopdracht, en relevantie, toont Bluetick een resultatenlijst.
Dit gebeurt aan de hand van drie stappen:
- het algoritme herkent welke juridische vragen eerder zijn gesteld en wat de antwoorden waren;
- het algoritme maakt een koppeling tussen vraag en antwoord;
- het algoritme maakt onderscheid tussen de vraag, het antwoord en de context.
Groot voordeel daarbij voor de gebruiker is dat hij in één oogopslag de vraag en het antwoord ziet, precies zoals in de mails staat. Tel daarbij op dat je, door snel door de interne knowhow te gaan, in een korter tijdsbestek en met minder moeite een onderbouwd advies kunt geven. We zien dat juridische teams bij corporate bedrijven vaak als vertragende factor worden gezien. Goed juridische advies heeft immers tijd nodig. Dit resulteert er soms in dat de business de juridische aangelegenheid zelf oppakken, soms met claims tot gevolg. Bluetick zorgt dat je versneld kunt anticiperen op vraagstukken vanuit de business. Als laatste leidt dit tot precedentwerking. Daarmee bedoel ik dat als je nu een bepaalde vertraging compenseert, je dit volgend jaar in dezelfde mate ook hoort te doen. Met deze oplossing zorg je ervoor dat consistent juridisch advies geeft in het geval van een vergelijkbaar thema.
Second brain: voor het hergebruik van interne knowhow
In een vorig blog schreef Jeroen Zweers ook over dit onderwerp, specifiek voor de advocatuur. Dit begint zo:
‘Bij veel advocatenkantoren gaat regelmatig wel een mailtje rond: ‘Wie kan mij helpen aan een vaststellingsovereenkomst of een licentieovereenkomst voor dit of dat?’ Je interne knowhow beter gebruiken: het is een heet hangijzer bij kantoren die ik spreek. Ik kan met volle overtuiging zeggen: Artificial Intelligence (AI) kan hierbij helpen. Hoe dat precies werkt, vertel ik je in dit artikel. ‘
Nieuwsgierig? Je leest het artikel hier
