5 manieren die ervoor zorgen dat jouw collega's nieuwe software adopteren
5 manieren die ervoor zorgen dat jouw collega's nieuwe software adopteren
Ben je een kennismanager bij een advocatenkantoor? Waarschijnlijk krijg je regelmatig te maken met innovatieve oplossingen die beloven het werk van jouw collega’s te vergemakkelijken. De kans is groot dat het veel moeite kost om advocaten te vinden die bereid zijn om deze software uit te proberen om er een beter beeld van te krijgen. Als dit eenmaal is gelukt en de keuze is gemaakt om het product aan te schaffen, sta je voor een nieuwe, mogelijk nog grotere uitdaging: hoe zorg je ervoor dat jouw collega’s de software daadwerkelijk gaan gebruiken? Het is een utopie om te denken dat de adoptie van nieuwe software vanzelf gaat of een goed product zichzelf verkoopt. Mensen zijn namelijk gewoontedieren die zich graag aan hun vaste patronen vasthouden. In dit artikel vind je zeven stappen die je hierbij helpen.
- Zorg dat iedereen weet welk probleem de software oplost.
Veel producten zijn erop gericht om een specifiek probleem op te lossen met een bijbehorende belofte. Zo zijn er tools die helpen bij urenregistratie, het opstellen van contracten, of het integreren van content. Wanneer de collega vanaf het eerste moment begrijpt welk probleem deze tool oplost, biedt dit de kans om -voordat deze persoon de tool gebruikt- bereidheid te tonen om dit probleem aan te pakken.
- Geef een duidelijke uitleg hoe het product werkt.
Na de eerste introductie van het probleem dat wordt opgelost door de software, is het tijd om de collega’s kennis te laten maken met de het product. Door middel van een korte en heldere demonstratie licht je de belangrijkste aspecten van het product toe, gekoppeld aan de problemen die deze oplost. Zorg ervoor dat de deelnemers goed voorbereid zijn. Vraag bijvoorbeeld bij de implementatie van een nieuw onderzoeksplatform of alle collega’s een zoekvraag voorbereiden die behandeld kan worden tijdens deze productdemonstratie.
- Zorg ervoor dat de software altijd gemakkelijk beschikbaar is - het liefst zonder handmatige installaties.
De drempel om nieuwe software te gebruiken moet zo laag mogelijk zijn. In een ideale wereld opent de advocaat ‘s ochtends één platform en kan hier gebruik maken van alle tools die die dag nodig zijn. In deze wereld leven we nog niet, maar gelukkig kunnen we de drempel om de tool te gaan gebruiken lager maken. Voorbeelden zijn webapplicaties - een vorm van software waarvoor je collega’s niets te hoeven installeren. Een collega kan direct inloggen in de tool, idealiter met zijn windows gegevens na een SSO integratie. Een bijkomend voordeel is dat updates in het product automatisch kunnen worden uitgevoerd, zonder dat de advocaat waardevolle tijd besteedt aan het wachten op een nieuwe versie van het systeem.
- Vind zo snel mogelijk een Aha! moment.
Een Aha! moment is het moment dat de gebruiker zelf de toegevoegde waarde van het product ervaart. Het liefst gebeurt dit zo snel mogelijk na het inloggen in het systeem. Een voorbeeld van een Aha! moment bij een onderzoeksplatform is het moment waarop een advocaat een uitspraak vindt waarin een rechter een concept aanhaalt, maar daar andere woorden voor gebruikt dan de woorden die de advocaat in de zoekopdracht gebruikt. Grote softwarebedrijven weten het als geen ander: zodra een gebruiker dit Aha! moment heeft ervaren, is de kans groot dat hij het product daadwerkelijk blijft gebruiken.
- Stuur de gebruikers naar het Aha! moment de eerste keer dat ze de software gebruiken.
Het ervaren van een Aha! moment tijdens de eerste kennismaking met een nieuw product is zo’n belangrijke indicator van adoptie, dat er direct op gestuurd kan worden. Een bekend voorbeeld hiervan is AirBnB: het Aha! moment bevindt zich daar in het zoeken en vinden van fijne plekken om te overnachten. Daarom koos dit bedrijf ervoor om het registreren op de website pas aan het eind van het proces te laten plaatsvinden. Ga het gesprek aan met de softwareleverancier en bespreek wat jullie Aha! moment is, en hoe je jouw collega’s dit moment zo snel mogelijk kunt laten ervaren.
